退職することが決まったら取引のある企業に対して担当者が変更となることを知らせましょう。
その連絡方法としてメールを使用するのが最近では一般的となっています。
実際にメールを送信する場合、どのような点に注意して送信すれば良いのかなど、誰もが一瞬迷う部分について説明していきます。
今までお客様には助けてもらい引き立ててもいただいたな・・最後までしっかりやらなくっちゃ！
退職にあたっての担当者変更メールを送信するときに気になることを解消しよう！
退職が近づいてくると引き継ぎなど何かと忙しくなってきますが、今まで自分が行っていた仕事を引き継いでくれる人が決まったら「担当者変更の連絡」としてメールを送信しなくてはなりません。
そのときに、そのメールは仕事を辞める自分が行うのが常識なのか、それともこれから引き継ぐ人が行うものなのだろうかなど、ちょっとしたことですが相手に失礼にならない行動について迷うこともあると思います。
ん？待てよ？なにかぬけてなかったっけ？・・
誰もが一瞬迷ってしまう気になることをいくつかのポイントとしてみましたので、ぜひ参考にしてみてください。
退職にあたっての担当者変更メールはまず前任者が行おう！
退職にあたっての担当者変更メールは、これまでお付き合いのあった退職する前任者がしっかり行うようにしましょう。
仕事を通じて信頼関係を築いてきたからこそ、これまでのお礼の挨拶を込めた担当者変更に関するメールを送ることが、ビジネスではもちろん人としてのマナーとして理解しておくと間違いありません。
最初は怖かったけど信頼関係ができてからは売り上げ足りなかったときだいぶ無理を聞いてくれてありがたかった・・感謝、感謝です。
前任者が挨拶をした後に、改めて新しい担当者から担当者変更に対する挨拶のメールを入れておくとさらに丁寧な挨拶となります。
また、挨拶をしっかり終えた後、新しい担当者が最初のやり取りを始める前に、前任者が改めて挨拶をしておくと新しい担当者がこれから相手先の担当者や企業の人と良い関係を築いていくキッカケにもなるので丁寧に対応するようにしましょう。
新しい担当者のバックアップも忘れません！
退職にあたっての担当者変更メールは、退職日の2週間～3週間前に行うのがベスト
退職にあたっての担当者変更メールは、社内的に退職が公表され人事的にOKとなったらすぐに行うようにしましょう。
別の人間から耳に入るより自分からお伝えしたい！
引き継ぎなどもあるので、退職日の2週間～3週間前にはメールで連絡を入れるのが鉄則です。 少しでも早く取引のある方へ担当者変更の連絡を入れる方が良い理由は、
・自分の後任となる人が引き継ぎしやすいこと
・これまでお世話になった相手先の担当者や企業の人を不安にさせないこと
です。
今の仕事は退職となりますが、またどこかで仕事を一緒にする日が来るかもしれません。 だからこそ相手の立場にたって余裕のある行動をすることが大切です。
多くの取引先がある場合は、一斉送信でも大丈夫！
退職にあたっての担当者変更メールは、これまでの業務内容によっては、ほんの数人というのではなく数十人という人も少なくないと思います。
一人ひとりに心を込めたメールの文章を考えて送信するのも良いですが、それでは時間がいくらあっても足りません。
とはいえ自分の顧客数の多さといったら・・
そんな時はこれまでの感謝の気持ちと担当者が変更となることを、わかりやすく記載した文面のメールを作成し、一斉送信で送ってもなんの問題もありません。
一斉送信は「BCC」を使い送信しましょう。
「BCC」に入力されたメ－ルアドレスは他のBCCでの受信者には表示されません。
送信相手のメールアドレスは「BCC」に入力し、自分のメールアドレスを「To（宛先）」に入力して送信することでそれぞれの受信者のメ－ルアドレスが分からないようにして送ることができます。
一斉送信で、退職に伴う担当者変更の連絡メールをしたら、特にお世話になった人にだけは個別に退職のご挨拶のメールを送るようにするとより気持ちのこもったものとなると思います。
あの方だけには簡単なご挨拶というわけにはいかないな・・
また、直接会う機会や電話で話をする機会を作ることができるなら、やはり直接感謝を伝える方が良いでしょう。
退職にあたっての担当者変更メールにはどんなことを記載すれば良い？
メールに記載する内容は、
・担当者が変更するのはいつからか
・誰が後任となるのか
・担当者が変更する理由
以上の3点は必ずわかりやすく説明するようにします。
なぜ担当者が変更となるのかの理由は、退職の理由まで記載する必要はありませんが、変更の理由は濁さずにはっきり記載しましょう。
またどのタイミングで誰に変更するのかをしっかり伝えることで、連絡の行き違いを限りなく減らすことが可能となります。
「期末販売セール期間終了後、4月1日より○○が御社の新しい担当として・・」
担当者変更メールに記載すると良いものは？
退職にあたっての担当者変更メールに記載する文面で注意しなくてはいけない点は、担当者が変更となることで連絡ミスなどの行き違いが起こらないようにすることです。
そのためには、後任となる人の氏名やメールアドレスなどの情報を記載し、その人の人柄やこれまで社内でどんな業務に携わっていたかなどの情報を伝えるようにすると安心してもらえると思います。
「新しく御社を担当する○○は入社以来一貫して特販事業部にて営業販売に従事しており・・」
自分は退職し会社を去ることで、これまでお付き合いのあった方との縁が切れてしまうからこそ、後任者がスムーズにコミュニケーションを取れるような配慮をすることが大切です。
～おわりに～
退職することによって担当者が変更になる連絡をメールで行う場合、これまで担当者としてお付き合いしてきた相手に対する思いやりと、後任者となる同僚または、後輩に対する思いやりを最大限に発揮することができるようなメールを送信することを意識さえすれば、特別難しいことはありません。
退職することによって相手と連絡を取り合うことはなくなると思いますが、またどこかでお付き合いが始まるかもしれません。
ご縁って続くこと多々あります。
最後まで心遣いのある人だったと思われるようなメールを心がけてみることをおすすめします。
