これまでお世話になったお客様へ退職することをどう伝えるのが良いのか迷ったら、メールを活用することをおすすめします。
大勢いるお客様ひとりひとりに、取引のあった会社の一社員がわざわざ挨拶するのもお客様に手間をかけさせてしまうかもしれないという配慮ではなく、例えメールでもひとこと挨拶をするべきです。
後任者のためにもここはしっかりご挨拶しとかなきゃ
退職によってお客様とのご縁はなくなり、会う機会もうないだろうと思うかもしれませんが、もしかしたらまた違った形や場所で一緒に仕事をすることになる可能性はゼロではありません。
今回は、退職のメールを送る時にお客様へ心がけるべきことについてお伝えしながら基本的な挨拶文の構成と例文も提案しますので、ぜひご活用ください。
退職のメールをお客様へ送信する時に心がけたいこと
まず、お世話になったお客様へメールでの退職のご挨拶になることを、お詫びする気持ちを忘れないことと、その思いをメールの文面に綴るようにしましょう。
立て込んでてなかなかお伺いすることはな・・
本来ならお世話になったお客様ひとりひとりに感謝とお別れを伝えるために直接顔を合わせたい気持ちはあるものの、退職までの引き継ぎなどの残務処理の日程を考えるとそのような時間を作ることが難しいということは、お客様ならわかってくれるはずなので、その気持を素直に伝えるようにするとその思いはお客様に必ず届くと思います。
退職のメールをお客様へ一斉送信はあり？
退職の連絡を一斉送信でお客様へ送っても、非常識と取られることはありませんので心配無用です。
1つのメールの文面に対して一度に多くの人へ同時に送ることのできる一斉送信は便利な機能です。
お客様の数が少ない場合や、大勢の中にもこのお客様だけにはという人には一斉送信ではなく個別にお別れと感謝の思いを伝えた文面でメールを送るなどケースバイケースで対応すると良いですね。
退職のメールをお客様へ送信する場合の件名は？
退職のメールをお客様へ送信する場合は、件名を見るだけでメールの内容がわかる形で記載します。
例えば、「退職のご挨拶」として会社名と自分の氏名を入れると、メールの見落としも減ると思いますし、何よりも件名の一文を見るだけで、退職の連絡だと理解することができます。
そうかひと目でわかるな
このような件名を入れることで、お客様が忙しくて本文を開く時間がなかったとしても退職することをわかってもらえることに繋がります。
退職のメールをお客様へ送信する場合の構成＆例文
お客様へどんな文面で退職メールを書けばいいのかわからない。
書き出しだけでもわかれば書きやすいのにと思う人のために、ごく一般的なメールの例文をご紹介します。
書き出しと書き終わりは定型にして、内容はメールを送るお客様に合わせたものにすると、例文を使ったと思われることなく、丁寧なご挨拶をしてくれたと好印象を与えると思いますので、ぜひご活用くださいね。
まず、お伝えしたいことを完結にわかりやすく記載することです。
退職日と自分の次に担当となる人の氏名は必ず忘れずに記載しましょう。
そして、
・挨拶がメールとなってしまったことに対するお詫び
・お客様に対するこれまでのお付き合いに対する感謝の気持ち
・今後のお客様の会社やお客さま自身へ対する激励の気持ち
以上の3点を盛り込んでみましょう。
基本形の例文として以下を用意してみました。
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の○○（氏名）です。
このたび、一身上の都合により○月○日をもって退職することとなりました。
大変お世話になり、誠にありがとうございました。
直接お伺いいたしましてご挨拶いたすところでございますが、このような形でのご挨拶をお詫び申し上げます。
私の退職後は、同じ部署の○○がお客様の担当として務めます。
現在引き継ぎを行っており、後日改めて後任となる○○とご挨拶に参りますので、
変わらぬご指導のほどよろしくお願い申し上げます。
末筆ながら、御社の皆様のご健勝とさらなるご活躍をお祈り申し上げます。
株式会社〇〇
氏名
このような文面だと、どのお客様に対しても失礼がないので複数のお客様への一斉送信に利用することができます。
どなたでも一様にご理解いただけるわ
ひとりひとり個別にメールを送信したいという場合は、「これまでの感謝の気持ち」の部分にエピソードを加えると、より心のこもった退職メールをこれまでお世話になったお客様へ届けることができます。
～おわりに～
退職のメールをお客様へ届けるときは、自分が退職メールを受け取りそのメールを読んでどう思うかを意識してみましょう。
メールでの連絡は、直接お会いしてお別れをいうというものではないからこそ、伝えたい内容を完結にそして、気持ちの込めた文面を用意すると、お客様に不快感や不安感を与えることもなくお別れすることができると思います。
これまでお世話になった感謝の気持ちを素直に伝えるようにさえすれば何も問題はありませんので、ぜひ、最後の退職の挨拶としてメールを有効活用してみましょう。
