え～っ、辞めちゃうんだ。
毎日の業務の中で届くメールの中に、「退職の連絡」が届いたことはありませんか？そのメールに対してどのような返信をしたでしょうか。
それとも相手を思ってあえて返信するのを控えたでしょうか。 もしも、退職の連絡が届いたら、きちんと返信するべきなのでしょうか。
それとも連絡事項ということで返信する必要がないのか迷いませんか？ メールを送信してくれたから返信するのが礼儀だろうと思う一方で、逆に迷惑になってしまわないかと相手の立場を考え自分がどうすべきかに迷ってしまう人もいると思います。
そこで今回は、退職の連絡に対して、返信が必要なのか、返信するならどんな文面で、どのタイミングで対応するのが、相手に失礼とならずにすむのかなどを説明していきます。
退職の連絡の返信は必要？
退職の連絡が届いたら社内・社外や、相手との関係性に限らずきちんと心を込めて返信するようにしましょう。
退職の連絡メールの相手がそれほど交流のない人かもしれません。それでも届いたメールに対しては選別することなく返信するようにしましょう。
仕事の中でのお付き合いは、あくまでも仕事だけで相手の退職によってもう二度と会うことはないかもしれません。
しかしその一方で、今はそれほど縁がなかった相手でも、またどこで出会い縁が繋がるかわからないのが人間関係です。
だからこそ返信はするものと思って対応するようにしましょう。
さらに、仕事以外の話をするような人からの退職の連絡がプライベートな連絡先がわかり電話で話ができる間柄なら、メールで返信した後に、電話をして直接これまでの感謝の気持ちと、残念な思いを伝えてみましょう。
ご縁は大切に。
退職の連絡が届いたら返信のタイミングはすぐがベスト！
退職の連絡が届いたら、その日のうちに返信するようにしましょう。退職の挨拶メールは、退職日の2、3日前に送信される場合が多く、その企業や人によっては退職日当日に送信する場合もあります。
そのためメールの返信が遅くなってしまうと、直接メールを見ることができないこともあります。
企業によっては退職日に合わせてアドレスも使えなくなることも少なくありません。もしも、メール内に個人的なアドレスが記載されていたら、そちらのアドレスへ返信するようにすれば本人に届き、読んでもらえるでしょう。
すぐに返信するのね。
メールを返信する場合の注意点は？
退職の連絡メールを返信する場合は、どのような内容で返信するかが一番重要です。
メールを送ってくれた相手に対して、どうすれば連絡して良かったと思ってもらえるのか、仕事を辞めることをポジティブに捉え、次へ進んでいくことができるのかなどを考えながら、感謝の気持ちと、寂しい気持ち、一緒に働けなくなることに対する残念な気持ちなどを込めて返信するようにしましょう。
メールを返信するタイミングによっては退職者本人が目にすることがないかもしれませんし、社内アドレスは、しばらくの間ほかの社員の間で共有され、自由に見ることができる環境となることも予想できます。
退職の連絡メールの返信は、誰が見ても良い仕事の関係だったと思うような内容や、退職者が信頼されて仕事していたのだなと感じる内容にしましょう。
ほかの社員にも見られてしまうことがあるかも・・。
退職の連絡メールの返信はこう構成する！
退職のメールが届いた時の返信メールは、定型的な挨拶文の要素はしっかり残しつつ、これまでのエピソードなどを散りばめた心のこもった構成にすると良いでしょう。
おすすめの構成は、
1.書き出しの挨拶
2.退職のメールに対するお礼
3.これまでの感謝の言葉
4.今後の活躍を願い応援する言葉
5.締めの挨拶
という風に書いていきます。文章の書き出しと退職のメールに対するお礼、終わりの締めの挨拶は、定型的な挨拶文を用いれば良いですが、これまでの感謝の気持ちと、今後の活躍を願い応援する気持ちは、自分なりの言葉で丁寧に表現すると気持ちのこもった返信となります。
メールの文面をきちんと読んだことがわかるような文面にすると、きちんとメールを読んでくれたと思い、相手は嬉しい気持ちになると思います。また、これまでの感謝の言葉は、退職する相手と自分のちょっとしたエピソードを添えるだけでグッと距離感を縮めることができ心のこもった返信メールとなります。
今後の活躍を願い応援する言葉は、笑顔でポジティブな気持ちになれるように伝えて締めの挨拶とします。自分なら、どのような文面の返信メールをもらったら嬉しいと思えるのかを想像しながら文面を考えるようにしましょう。
エピソードが添えてあったらうれしいですよね。
退職の連絡メールの返信例文を紹介！
先ほど紹介した、メール返信の構成をもとに、ごく一般的な返信の例文を紹介します。
この度は退職のご挨拶を頂きまして、ありがとうございます。
○○様が退職されるという噂はちらほらと耳に入っておりましたが、噂だろうという風にしか思っていませんでした。
しかし、本当に退職してしまうのですね。 ○○様には長期に渡り本当にお世話になりました。
○○様とお仕事をご一緒させていただくたびに、様々なことを勉強させて頂きました。 まだまだ、○○様のように仕事をこなせない私にとって、もっとお仕事をご一緒させていただきたかったです。
とても残念ではありますが、少しでも○○様に教えて頂いたことを今後の業務に活かせるようにいつかなれたらいいなと思っております。
○○様のさらなるご活躍をお祈りしております。今まで本当にお世話になりありがとうございました。
というように、定型文と自分の何気ない文面を入れることで、堅苦しくなりすぎず、自分らしくお別れの言葉をメールの文面にすることができます。
～おわりに～
いかがでしたでしょうか？
会社の先輩や上司、取引先のお世話になった人などから退職の連絡が届いたら、まずはすぐにこれまでの感謝と今後の活躍を応援する前向きなメールの返信をしましょう。
メールでのやり取りでこれまでお世話になった人、仕事を通じて関わり合いのあった人とのお付き合いは終わりとなりますが、またどこかで縁が繋がっていくかもしれません。だからこそたとえメールとは言え、退職を決意した人への感謝と応援の気持ちを込めてしっかり返信して挨拶をするようにしましょう。
