退職することの報告は、仕事でお付き合いのあった外部の人たちへもしっかり行うことが大切です。
仕事を辞めてしまえばもう会うこともないだろうし、わざわざ連絡する必要もないだろうと思うかもしれませんが、もしかしたら新しい職場でまた違った形で関わりを持つ相手かもしれません。
めぐり合わせでまたお会いするかもな
直接会いに行かなくてもせめてメールで退職の挨拶をするようにしましょう。退職の挨拶をメールで行うときのマナーについていくつかポイントに絞って紹介していきます。
外部の人への退職のメールは、退職日の約2週間～3週間前
外部の人へ退職のメールをする場合は、退職までの期間が2週間～3週間ほど空いているのがベストです。もしも有給休暇で退職前に休む場合は、その日数も考えて連絡を入れるようにしましょう。
そうか有給消化分も頭にいれておかなきゃ
退職日時は2ヶ月～3ヶ月前に決まっている場合もあると思いますが、今後の取引に影響を与えてしまうかもしれませんので、あまり早い段階で外部の人にメールするのは得策ではありません。
さまざまな社内事情などもからむ場合もあり、メールする時期やタイミングは自分ひとりの判断ではなく上司と相談して決めると安心です。
退職のメールをする時間はいつでもいい？外部の人にとって最適な時間帯は？
一般的に退職のメールを外部の人へ送信するちょうどよい時間帯は、相手の終業時刻の1時間前です。
1時間前か・・でもどうして？
就業開始からお昼前の間や、午後からの時間帯は通常業務が忙しいと予想できますし、かと言って終業時間ギリギリにメールを送るのも、早く帰りたい人やこれから残業という状況に水を指してしまい兼ねませんので、できるだけメールを受け取った外部の人の精神的、時間的影響の少ない時間帯を想定して送るような配慮をしましょう。
退職の報告を外部の人へメールする場合、一斉送信ってアリ？
外部の人への退職の報告は、メールの「一斉送信」機能を利用しても何も失礼ではありませんし、問題もありません。
退職の報告を受け取った外部の人は、送信方法にいちいちこだわる人はいないと思いますので、外部の人へ連絡する数が多いという場合は、連絡ミスのないようにしっかり一斉送信の機能を使って迅速に連絡するようにした方が、かえって相手の失礼にならずにすみます。
ただし、転職の報告が必要な外部の人とのつながりがあまりないという人や、特別親しくしていたという相手には、一斉送信ではなく個別で連絡メールをするようにしましょう。
メールだけに頼らず退職の報告は外部の人に直接会うことも検討しよう
退職の報告は、もしも会う時間がとれるなら、できるだけ直接挨拶に行くくらいの気持ちで行動することも大切です。特に深くお世話になった外部の人とは直接お会いして退職の挨拶をしたいですね。
そうだな、とてもよくしていただいたもの
外部の人によっては、退職の決定に関わらず週に1度、月に数回と会う頻度の高い人もいると思います、そのような人には特にメールではなく直接会ったタイミングで伝えるようにすると良いでしょう。
【年代別】退職の報告を外部の人へメールする場合のマナー
退職の時期は、人それぞれですが20代、30代、40代と年代によって外部の人との関係性に違いがあったり、退職したあとの人間関係にも違いが生まれるものです。
そこで、退職の報告を外部の人へメールする場合のマナーを年代別に分けて説明していきたいと思います。
え～っとわたしの場合は・・
20代の人が心がけるべきマナー
20代の人が外部の人へ退職の報告をするときのマナーとして考えておきたいことは、職種にもよりますが30代や40代の人と違い、それほど多くの外部の人との関わりはないと思います。
まずは、退職の報告として、退職日と後任者の情報、これまでのお礼と簡素なものにし、できるだけ直接外部の人のもとへ訪れてお世話になったことに対する感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。
30代の人が心がけるべきマナー
30代の人が外部の人へ退職の報告をするときのマナーとして考えたいことは、退職後の繋がりを意識するようなメールにしないことです。
30代といえば会社ではこれから現場の責任者としてさらなる活躍が期待される年代です。
その時期の退職となれば、キャリアを生かした転職を行うのだろうと外部の人は察するはずですし、今後、新たなお付き合いが始まることも相手側は想定しているでしょう。
しかしそれをあえて表面に出すようなことはしないことです。 あくまでも今の会社の社員の一員として挨拶と感謝の言葉をメールで綴ることが最低限のマナーとして心得ておくことが大切です。
40代の人が心がけるべきマナー
40代の人が外部の人へ退職の報告をする場合、ひとりひとりに丁寧に挨拶をしたいと思っても20代、30代の人と違い物理的に無理だろうというくらい外部の人との接点も多くあると思います。
この年代の人が退職の報告をする場合は、誰が見ても納得できるような内容の退職の報告を作り、一斉送信でメール報告するようにしましょう。
その上で、できる限り会える人には会い、会えない人にはハガキなどで改めて退職の報告をするのがおすすめです。
ハガキを出すときには、必ず自筆でひとことエピソードと感謝の気持ちを添えることを忘れずに行いましょう。
～おわりに～
退職の報告を外部の人へメールするのは、決して失礼なことではありません。
どんなに薄い関わりだったとしても一度は関わったことのある外部の人へは、メールで良いので取りこぼしのないようにしっかりと連絡するようにしましょう。
そのうえで、深く関わってきた外部の人には、個別にメールしたり、直接会いに行く、ハガキでお礼を述べるなど臨機応変な挨拶を行うようにすると良いと思います。
